ZZP administratie: wat je echt moet bijhouden

Eerst even duidelijk wat je hier vindt. Dit is een uitlegpagina over zzp administratie, geen productpagina. Je leest wat de Belastingdienst van je verwacht, welke stukken je bewaart en hoe je voorkomt dat je elk kwartaal een avond kwijt bent aan bonnetjes zoeken. Zoek je software die dit voor je regelt, ga dan naar <a href="/software-zzp/">ons pakket voor zzp'ers in de bouw</a>. Daar staat wat het programma doet; hier staat wat jij moet doen.

Wat je verplicht bijhoudt

De basis is korter dan de meeste mensen denken. Je moet je omzet kunnen aantonen, je kosten kunnen onderbouwen en je btw-aangifte kunnen herleiden naar onderliggende stukken. Concreet betekent dat: alle facturen die je verstuurt, alle bonnen en inkoopfacturen die je betaalt, je bankafschriften en je kilometeradministratie als je de auto zakelijk rijdt. Werk je met het urencriterium voor de zelfstandigenaftrek, dan komt daar een urenadministratie bij die laat zien dat je aan de 1.225 uur komt.

Dat urencriterium is het punt waar het bij bouw-zzp'ers het vaakst misgaat. Niet omdat de uren er niet zijn, maar omdat ze nergens staan. Reistijd naar de klus, tijd op de groothandel, offertes schrijven op zondagavond: het telt allemaal mee als het aantoonbaar is. Wie het pas in januari probeert te reconstrueren, komt structureel te laag uit. Bijhouden per dag kost je twee minuten; achteraf reconstrueren kost je een weekend en is bovendien zwak bewijs.

Hoe lang moet je het bewaren

De hoofdregel is zeven jaar. Dat geldt voor je facturen, bonnen, bankafschriften, contracten en urenstaten. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar, wat bijvoorbeeld speelt als je een bedrijfspand koopt of verbouwt. Digitale kopieen zijn toegestaan zolang ze leesbaar en compleet zijn, dus je hoeft geen ordner met vergeelde bonnen te bewaren. Een gescande of gefotografeerde bon volstaat, mits de opslag betrouwbaar is en je er nog bij kunt.

Dat laatste is belangrijker dan het klinkt. Een map foto's op een telefoon die je over drie jaar inruilt is geen administratie. Zorg dat alles op een plek staat waar je vanaf twee apparaten bij kunt en waar een back-up van loopt. Of dat nu een boekhoudpakket, een cloudmap of een simpel systeem is dat je zelf hebt bedacht: het moet je latere zelf kunnen bedienen.

Hoe je het klein houdt

De grootste tijdwinst zit niet in slimme software, maar in het moment waarop je iets vastlegt. Bon op de groothandel meteen fotograferen, uren invullen voor je in de bus stapt, factuur maken op de dag dat de klus af is. Wie dat volhoudt, is per week een kwartier kwijt in plaats van per kwartaal een dag. Wil je zonder abonnement beginnen, gebruik dan <a href="/tools/urenregistratie-excel/">ons gratis urenregistratie-sjabloon in Excel</a> en houd daar je dagen in bij.

Een tweede regel: scheid zakelijk en prive vanaf dag een. Een aparte zakelijke rekening is niet verplicht voor een eenmanszaak, maar het scheelt je uren uitzoekwerk. Alles wat over die rekening loopt is zakelijk, punt. Betaal je toch eens iets prive, dan boek je dat als een enkele post terug in plaats van dat je 400 transacties moet uitkammen.

Wanneer wordt het te groot voor Excel? Grofweg als je meerdere projecten tegelijk hebt lopen, met meerwerk werkt of iemand inhuurt. Dan begint het schuiven tussen bestanden meer te kosten dan het oplevert. Op dat punt is het zinnig om te kijken naar <a href="/urenregistratie-app/">urenregistratie die op je telefoon werkt</a> en de rest van je administratie eraan te koppelen. Tot die tijd: niet ingewikkelder maken dan nodig.

Vast tarief per bedrijf — niet per gebruiker. 14 dagen gratis, geen creditcard.

Veelgestelde vragen