Home › Kennisbank

Werkorder: wat het is en wat erop hoort

Een werkorder is de interne opdracht om een bepaalde klus uit te voeren. Het is het document waarmee kantoor aan een monteur of ploeg doorgeeft wat er moet gebeuren, bij welke klant, wanneer en onder welke voorwaarden. In veel bedrijven worden de termen werkorder, werkbon en opdrachtbon door elkaar gebruikt, waardoor niemand meer precies weet welk papier waar voor dient. Dat is niet alleen een taalkwestie: het zorgt ervoor dat er informatie tussen wal en schip valt.

Verschil tussen werkorder, werkbon en opdrachtbon

Het handigst is om ze te onderscheiden op moment en richting. Een opdrachtbon komt van buiten naar binnen: de klant of opdrachtgever geeft jou opdracht om iets te doen, vaak op basis van een geaccepteerde offerte of een raamcontract. Een werkorder gaat van binnen naar buiten: jij geeft je eigen mensen opdracht om die klus uit te voeren. En een werkbon is de vastlegging achteraf: wat er daadwerkelijk is gedaan, hoeveel uren en materiaal erin zijn gegaan en wat de klant voor akkoord tekent.

In de praktijk gebruiken veel bedrijven één document voor de laatste twee. De monteur krijgt een bon mee waar de opdracht op staat en vult op datzelfde formulier in wat hij heeft gedaan. Dat werkt prima zolang je weet dat het twee functies zijn. Problemen ontstaan wanneer de opdracht wel wordt vastgelegd maar de uitvoering niet, of wanneer de uitvoering wordt genoteerd zonder dat duidelijk is waar de opdracht vandaan kwam.

Wat er op een werkorder hoort te staan

Een werkorder is compleet als de monteur er alles uit kan halen wat hij nodig heeft om zonder terug te bellen aan het werk te gaan. Dat betekent in elk geval:

• Uniek werkordernummer en de datum of het tijdvak van uitvoering
• Klantgegevens, werkadres en de contactpersoon ter plaatse met telefoonnummer
• Duidelijke omschrijving van het uit te voeren werk, met verwijzing naar offerte of contract
• Toegewezen monteur of ploeg en de ingeschatte tijdsduur
• Benodigd materiaal, gereedschap en eventuele certificeringen of veiligheidseisen
• Bijzonderheden over de locatie: parkeren, sleutels, huisdieren, toegangstijden
• Ruimte voor uren, verbruikt materiaal, meerwerk en de handtekening van de klant

Die laatste regel is waar de meeste omzet weglekt. Meerwerk dat op locatie wordt afgesproken en niet op de werkorder belandt, factureer je nooit. Zorg dat er een expliciet veld voor is en dat de klant er ter plekke voor tekent, ook al gaat het om een half uurtje extra.

Waarom werkorders zonder nummer een probleem zijn

Elke werkorder hoort een uniek nummer te hebben dat je terugvindt in je administratie. Zonder dat nummer kun je later niet achterhalen welke uren bij welke klus horen, welk materiaal aan welke klant is doorbelast en waar een garantieclaim vandaan komt. Bij bedrijven die met losse briefjes werken zie ik dit terug in facturen die pas weken later de deur uitgaan, omdat iemand eerst moet uitzoeken wat er precies is gebeurd.

Een doorlopende nummering is ook je verdediging bij discussie. Belt een klant een half jaar later dat het werk niet goed is uitgevoerd, dan haal je met dat nummer direct de werkorder, de foto's en de getekende bon erbij. Dat gesprek is dan binnen vijf minuten klaar.

Van papieren werkorder naar digitaal

Papieren werkorders werken zolang de aantallen klein zijn. Zodra je meer dan een paar monteurs hebt, loop je tegen dezelfde dingen aan: bonnen die in de bus blijven liggen, onleesbaar handschrift, en niemand die tussentijds weet wat er al af is. Digitaal is de opdracht direct bij de monteur, worden uren en materiaal ter plekke geregistreerd en heeft kantoor real time zicht op de voortgang.

Wil je eerst kijken hoe een goede indeling eruitziet, gebruik dan de <a href="/tools/werkbon-maken/">gratis werkbon maken tool</a> om een basisformulier op te zetten met je eigen gegevens erop. Op de pagina over de <a href="/werkbon/">digitale werkbon</a> lees je hoe de vastlegging achteraf aansluit op de opdracht vooraf, zodat je van werkorder naar factuur kunt zonder tussenstappen.

Het snelst krijg je een beeld door zelf een werkorder te doorlopen zoals een monteur hem ziet. Dat kan in de <a href="https://demo.nucora.nl/monteur/">live demo van de monteur-app</a>: open een klus, schrijf uren, voeg materiaal toe en laat tekenen. Binnen twee minuten weet je of dit past bij jouw manier van werken.