Home › Kennisbank

Wat is een werkbon en wat moet erop staan?

Wat is een werkbon? Kort gezegd is een werkbon het document waarop staat welk werk er op een bepaalde locatie is uitgevoerd, door wie, hoeveel tijd het kostte en welk materiaal erin is gegaan. De klant tekent hem voor akkoord en houdt er meestal een kopie van. Voor jou is de werkbon het bewijsstuk waarmee je factureert, en het geheugen van je bedrijf als er later vragen komen over wat er precies is gebeurd.

Wat is een werkbon waard in de praktijk?

Een werkbon heeft drie functies tegelijk. De eerste is bewijs: hij laat zien dat het werk is uitgevoerd en dat de klant daarmee akkoord was. De tweede is administratief: de uren en het materiaal op de bon vormen de basis van je factuur en van je nacalculatie. De derde is historisch: over een jaar wil je terug kunnen kijken wat er aan die installatie is gedaan, welk onderdeel is vervangen en wanneer de garantie ingaat.

Die derde functie wordt het vaakst onderschat. Bij storingen en onderhoud is de vorige werkbon vaak de enige plek waar staat welk type apparaat er hangt en wat er al is nagekeken. Zonder die informatie begint elke monteur bij nul.

Wat er op een werkbon hoort te staan

Er bestaat geen wettelijk voorgeschreven werkbonmodel, maar een bon die je later als onderbouwing van een factuur wilt gebruiken heeft in elk geval een bonnummer nodig, de datum, je eigen bedrijfsgegevens en die van de klant, het werkadres, de naam van de monteur, een omschrijving van het uitgevoerde werk, de gewerkte uren met begin- en eindtijd, het gebruikte materiaal met aantallen, eventueel meerwerk en de handtekening van de klant voor akkoord.

Twee punten verdienen aandacht. Het eerste is de omschrijving van het werk. Een bon met alleen 'onderhoud uitgevoerd' is bij een klacht waardeloos. Schrijf op wat je hebt gedaan, aangetroffen en geadviseerd. Het tweede is meerwerk: alles wat je op locatie extra afspreekt hoort op de bon, met de klant ernaast die ervoor tekent. Wat je pas op kantoor bedenkt, is achteraf altijd een discussie. Weet je niet zeker hoe je meerwerk moet doorrekenen, dan helpt de <a href="/tools/meerwerk-berekenen/">meerwerk berekenen tool</a> je aan een verdedigbaar bedrag.

Papieren werkbon of digitaal

Papier heeft één groot voordeel: het werkt altijd, ook in een kelder zonder bereik en ook bij de monteur die niets met apps heeft. Een <a href="/tools/bonnenboekje/">bonnenboekje met doorslag</a> is voor een eenmanszaak of een kleine ploeg vaak nog steeds een prima oplossing, zeker als je maar een paar bonnen per week schrijft.

De nadelen kent iedereen die het langer doet. Bonnen raken kwijt of belanden pas na twee weken op kantoor, waardoor je factuur ook twee weken later gaat. Handschrift is niet altijd te lezen. De kopie voor de klant vervaagt. En je kunt er niet in zoeken: wil je weten wat er vorig jaar bij een klant is gedaan, dan zoek je in een ordner. Bij meer dan een handvol bonnen per week weegt dat zwaarder dan het gemak van papier.

Een digitale werkbon lost dat op, mits hij offline werkt. De monteur vult ter plekke in, de klant tekent op het scherm, de bon gaat direct per mail naar de klant en staat meteen in het klantdossier. Foto's van de situatie voor en na zitten er in dezelfde handeling bij, wat bij discussies over schade of eerdere gebreken goud waard is. Op de pagina over de <a href="/werkbon/">digitale werkbon</a> staat uitgebreider wat dat in de praktijk betekent.

Zelf een werkbon opzetten

Wil je eerst een werkbon met je eigen bedrijfsgegevens en logo, zonder meteen software in te voeren, dan kun je er met de <a href="/tools/werkbon-maken/">werkbon maken tool</a> in een paar minuten een opzetten en uitprinten. Dat is ook een goede tussenstap: als je eenmaal weet welke velden je in de praktijk nodig hebt, is de overstap naar digitaal een stuk makkelijker, omdat je dan precies weet wat je wilt vastleggen.

Wil je zien hoe het invullen en laten tekenen van een werkbon op locatie werkt, doorloop dan een klus in de <a href="https://demo.nucora.nl/monteur/">live demo van de monteur-app</a>. Pak je telefoon erbij en probeer het alsof je bij een klant staat; dan merk je meteen of het snel genoeg gaat voor je monteurs.