Home › Kennisbank

Is urenregistratie verplicht? De regels op een rij

Is urenregistratie verplicht? Dat is een vraag die vaker gesteld wordt dan beantwoord. Het korte antwoord: als je personeel in dienst hebt, ben je op grond van de Arbeidstijdenwet verplicht een deugdelijke registratie te voeren van de arbeids- en rusttijden van je werknemers. Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. Voor je eigen situatie, en zeker bij cao-bepalingen die specifiek zijn voor de bouw of de installatiebranche, raadpleeg je een adviseur of je brancheorganisatie.

Wat de Arbeidstijdenwet in grote lijnen vraagt

De Arbeidstijdenwet legt de werkgever de verplichting op om een registratie bij te houden waaruit blijkt hoeveel uren een werknemer heeft gewerkt en wanneer hij rust heeft gehad. De wet schrijft geen specifiek formaat voor. Een spreadsheet mag, een app mag, papier mag in principe ook. Waar het om gaat is dat de registratie deugdelijk is: controleerbaar, herleidbaar tot de individuele werknemer en actueel. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan de gegevens opvragen bij een controle.

Daarnaast speelt Europese rechtspraak een rol. Het Europese Hof van Justitie oordeelde in 2019 dat lidstaten werkgevers moeten verplichten een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem te hanteren waarmee de dagelijkse arbeidstijd per werknemer gemeten wordt. Die uitspraak heeft de discussie over urenregistratie in Nederland aangescherpt. De praktische conclusie voor de meeste bedrijven is: achteraf een schatting invullen voor een hele week is kwetsbaar, per dag registreren is dat veel minder.

Waarom urenregistratie verplicht is en toch vaak rammelt

In klus- en installatiebedrijven is de registratie zelden opzettelijk slecht. Ze rammelt omdat het werk zich er niet toe leent. De monteur begint om zeven uur bij het magazijn, rijdt naar de eerste klus, is drie kwartier onderweg, werkt tot twaalf uur, eet in de bus en gaat door. Wat is dan werktijd en wat is rust? Reistijd van huis naar de eerste klus telt doorgaans anders dan reistijd tussen twee klussen, en in veel cao's staan daarover afspraken die afwijken van wat mensen aannemen.

Het tweede punt waar het misgaat is de zzp'er. Voor zelfstandigen zonder personeel geldt de Arbeidstijdenwet in beginsel niet op dezelfde manier als voor werknemers. Dat betekent niet dat je als zzp'er niets hoeft vast te leggen: de fiscale kant vraagt om een deugdelijke administratie, en wie een beroep doet op het urencriterium voor ondernemersfaciliteiten moet aannemelijk kunnen maken dat de gewerkte uren zijn gemaakt. Een urenoverzicht met datum, klant en omschrijving is daarvoor het gebruikelijke bewijs.

• Registreer per werknemer per dag, niet per week achteraf.
• Leg begin- en eindtijd vast en houd pauzes apart bij.
• Zorg dat reistijd volgens je cao consequent op dezelfde manier wordt behandeld.
• Maak de registratie inzichtelijk voor de werknemer zelf, dat voorkomt discussie.
• Houd de administratie actueel in plaats van hem aan het eind van de maand te reconstrueren.

Hoe lang moet je uren bewaren

Voor de arbeidstijdenregistratie wordt in de praktijk een bewaartermijn van 52 weken aangehouden. Loonadministratie kent daarnaast fiscale bewaartermijnen die langer zijn: als onderdeel van je administratie geldt in de regel de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Omdat urenstaten vaak zowel arbeidsrechtelijk als fiscaal en factuurtechnisch relevant zijn, kiezen de meeste bedrijven er eenvoudig voor om alles zeven jaar te bewaren. Dat is administratief het simpelst en je zit dan nooit te kort. Controleer dit wel voor je eigen situatie, want de precieze termijn hangt af van waarvoor de gegevens dienen.

Praktisch gezien is de bewaarplicht het minste probleem zodra je digitaal registreert, want dan bewaart het systeem het vanzelf. Bij papieren staten in een ordner is het al lastiger, en bij briefjes in de bestelbus is de vraag hoe lang je moet bewaren nogal theoretisch geworden. Wil je van papier af, dan is een <a href="/urenregistratie-app/">urenregistratie app</a> waarin de monteur zelf per dag registreert de meest directe route. Wil je eerst klein beginnen, dan kun je onze <a href="/tools/urenregistratie-excel/">urenregistratie in Excel</a> gebruiken als tussenstap.

Het scheelt veel als registreren geen aparte handeling is maar iets wat gebeurt terwijl de monteur toch al met de klus bezig is. Hoe dat werkt zie je in de <a href="https://demo.nucora.nl/monteur/">live demo van de monteur-app</a>, waarin je zelf een werkdag kunt doorlopen met start- en stoptijden per klus.