Home › Kennisbank

Urenregistratie en facturatie: van uren naar factuur

Urenregistratie en facturatie zijn in de meeste bedrijven twee losse werelden. De monteur schrijft zijn uren op een briefje of in een app, en aan het eind van de maand zit iemand op kantoor die uren over te typen in een factuurprogramma. Tussen die twee momenten verdwijnt geld. Niet met grote bedragen tegelijk, maar met een half uur hier en een kwartier daar. Opgeteld over een jaar is dat bij een ploeg van vier monteurs zomaar het salaris van een halve kracht.

Het probleem zit zelden in de registratie zelf. Monteurs schrijven hun uren meestal wel op. Het probleem zit in wat er daarna gebeurt: de uren staan op een andere plek dan de klus, de klus staat op een andere plek dan de klant, en de factuur wordt vanaf nul opgebouwd door iemand die er niet bij was.

Waar uren weglekken tussen klus en factuur

In de praktijk zie je steeds dezelfde vier lekken. Ten eerste reistijd: die wordt wel gemaakt maar niet geregistreerd, omdat niemand precies heeft afgesproken of het meetelt. Ten tweede meerwerk dat mondeling is afgesproken op de klus en nooit ergens is vastgelegd. De monteur weet het nog, de klant weet het anders, en op kantoor weten ze van niets. Ten derde de laatste vijf minuten van een dag, opruimen en materiaal terugleggen, die stelselmatig wegvallen. En ten vierde de klus die over meerdere dagen loopt waarbij dag drie nooit is ingevuld omdat het regende en iedereen naar huis ging.

Elk van die vier lekken is een administratief probleem, geen karakterprobleem. Je lost het niet op door harder te roepen dat mensen hun uren moeten bijhouden. Je lost het op door de registratie op de plek te leggen waar het werk gebeurt en de factuur daaruit te laten volgen.

Urenregistratie en facturatie: van geregistreerd uur naar factuur

Een werkende route ziet er zo uit. De monteur start op locatie zijn tijd op de klus, niet op een losse urenstaat. Dat betekent dat het uur meteen aan de juiste klant en de juiste opdracht hangt. Materiaal dat hij verbruikt zet hij er direct bij, want dat vergeet hij twee dagen later gegarandeerd. Meerwerk noteert hij als aparte regel met een korte omschrijving en waar mogelijk een foto. Aan het eind tekent de klant af voor wat er gedaan is.

Op kantoor staat de klus dan compleet klaar: uren, materiaal, meerwerk en akkoord. De factuur wordt daaruit opgebouwd in plaats van opnieuw ingetypt. Wie wil kan nog een regel aanpassen of samenvoegen, maar het uitgangspunt klopt al. Dat scheelt niet alleen tijd, het scheelt ook discussie achteraf, want je kunt bij elke regel laten zien waar die vandaan komt.

• Registreer tijd op de klus, niet op een losse weekstaat, zodat elk uur meteen een klant heeft.
• Leg materiaal en meerwerk vast op het moment dat het gebeurt, met foto waar dat kan.
• Laat de klant op locatie aftekenen, dan is de factuur later geen verrassing.
• Controleer op kantoor de klus in plaats van hem opnieuw op te bouwen.
• Factureer wekelijks in plaats van maandelijks, want oude uren zijn moeilijker te verdedigen.

Wanneer Excel nog volstaat en wanneer niet

Werk je alleen of met zijn tweeen en factureer je een handvol klussen per maand, dan kom je met een goed opgezette spreadsheet een heel eind. We hebben daarvoor een <a href="/tools/urenregistratie-excel/">urenregistratie in Excel</a> die je direct kunt gebruiken. De grens ligt ongeveer bij het moment dat je uren van anderen moet controleren. Vanaf dat punt ben je meer tijd kwijt aan het najagen van staten dan aan het factureren zelf, en dan is een <a href="/urenregistratie-app/">urenregistratie app</a> waarin de monteur zelf op locatie registreert de logischere stap. Het opbouwen van de factuur uit die gegevens gaat vervolgens via <a href="/factuur-maken-app/">een app om facturen te maken</a>, zodat je nergens meer overtypt.

Reken voor jezelf eens uit wat een kwartier per monteur per dag waard is tegen jouw uurtarief. Bij de meeste bedrijven schrikt die som. Wil je zien hoe registreren op de klus er in de praktijk uitziet, probeer dan de <a href="https://demo.nucora.nl/monteur/">live demo van de monteur-app</a>. Je hoeft niets te installeren en je kunt zelf een klus doorlopen van start tot handtekening.