Home › Kennisbank

Capaciteitsplanning: hoeveel werk kun je echt aan?

Capaciteitsplanning is het antwoord op een simpele vraag die de meeste bedrijven niet scherp kunnen beantwoorden: hoeveel werk kunnen we de komende weken aan met de mensen die we hebben? Wie dat niet weet, zegt te snel ja tegen nieuw werk, belooft data die niet gehaald worden en laat klanten wachten zonder dat iemand het aan zag komen. Goede capaciteitsplanning is geen ingewikkeld model; het is bijhouden hoeveel productieve uren je per week beschikbaar hebt en daar eerlijk tegenover zetten hoeveel uren het openstaande werk kost.

Begin bij netto beschikbare uren

De meeste planningen gaan mis in de eerste rekensom. Vier monteurs maal veertig uur is honderdzestig uur, dus denk je honderdzestig uur werk in te kunnen plannen. Dat haal je nooit. Er gaat tijd naar rijden, materiaal halen, opruimen, administratie en de klant die nog even iets wil vragen. Daar bovenop komen verlof, ziekte en cursusdagen.

Neem daarom je bruto uren en trek daar een realistisch percentage van af. Bij de meeste bedrijven met monteurs in het veld ligt de netto productieve tijd tussen de zeventig en tachtig procent van de contracturen. Weet je het niet, kijk dan terug in je urenregistratie: hoeveel uren zijn er de afgelopen drie maanden op klussen geschreven, en hoeveel zijn er betaald? Reken met dat verschil, niet met wat je hoopt.

Zet capaciteit tegenover de vraag

Aan de andere kant van de som staat het werk. Elke klus heeft een geschatte urenlast; bij herhaalwerk weet je die vrij precies, bij eenmalige klussen schat je hem. Tel per week op hoeveel uren er aan geplande klussen staan en vergelijk dat met je netto capaciteit. Zit je op negentig procent bezetting of hoger, dan loopt het vast bij de eerste tegenvaller. Onder de zeventig heb je ruimte om werk aan te nemen.

Bekijk dit per vaardigheid en niet alleen als totaal. Heb je twee monteurs die warmtepompen mogen aansluiten en drie die alleen kunnen assisteren, dan is je capaciteit voor warmtepompwerk twee man, hoeveel mensen je verder ook in dienst hebt. Dat soort knelpunten zie je alleen als je per groep of certificering kijkt.

Bouw buffer in voor spoed en uitloop

Elke week gebeurt er iets dat niet gepland was: een storing bij een bestaande klant, een klus die uitloopt omdat de ondergrond slechter is dan gedacht, materiaal dat niet geleverd is. Staat je week voor honderd procent vol, dan verschuift elke tegenvaller door de hele week heen en zijn er vrijdag drie klanten teleurgesteld.

De praktische oplossing is een vaste buffer. Plan vrijdagmiddag standaard leeg of houd bij een ploeg van vijf man structureel een halve man vrij voor spoed. Blijft die ruimte over, dan haal je werk van volgende week naar voren. Dat voelt als verspilling maar is het niet: een omgevallen planning kost meer dan een paar losse uren.

Let ook op systematische uitloop. Duurt een bepaald type klus stelselmatig anderhalf uur langer dan begroot, dan is dat geen pech maar een verkeerde norm. Vergelijk periodiek je geschatte uren met de werkelijk geschreven uren per klustype en pas je kengetallen aan.

Wanneer capaciteitsplanning je een besluit oplevert

Capaciteitsplanning is pas nuttig als het tot een beslissing leidt. Zit je de komende zes weken structureel boven de negentig procent, dan heb je drie opties: uitbesteden, inhuren, of leverdata naar achteren schuiven en dat eerlijk vertellen. Zie je over twee maanden een gat, dan weet je nu al dat je iets moet doen aan de instroom. Dat is een ander gesprek dan achteraf constateren dat het een rustige maand was.

Hiervoor heb je geen los rekenblad naast je planbord nodig, maar een planning waarin de geplande uren per monteur zichtbaar zijn. In <a href="/planning-software/">planningssoftware voor installatie- en klusbedrijven</a> zie je per week hoeveel uren er per persoon staan en hoeveel ruimte er over is. Combineer dat met je <a href="/urenregistratie-app/">urenregistratie</a>, dan groeit je schatting per klustype mee met de werkelijkheid.

Wil je zien hoe geplande klussen en geschreven uren samenkomen aan de kant van de monteur, kijk dan rond in de <a href="https://demo.nucora.nl/monteur/">live demo van de monteur-app</a>. Je ziet daar een normale werkdag zoals een monteur hem voor zich krijgt, en dat maakt snel duidelijk hoeveel je planning waard is zodra hij de deur uit gaat.