Home › Kennisbank

Assetmanagement voor installaties bij klanten

Assetmanagement software klinkt als iets voor grote industrie, maar het gaat om een probleem dat elk installatiebedrijf herkent. Je hebt vierhonderd klanten en bij elke klant staat iets: een ketel, een warmtepomp, een buitenunit, een ventilatiesysteem. Als er gebeld wordt weet je wie de klant is, maar niet direct wat er staat. Dan gaat de monteur erheen met een bestelbus vol verkeerde onderdelen, of hij belt vanaf de klant terug naar kantoor met de vraag welk type het ook alweer was.

Wat je per installatie vastlegt

Het uitgangspunt van assetmanagement is dat je niet de klant als eenheid neemt maar de installatie. Een klant kan drie units hebben op twee adressen, met verschillende onderhoudsintervallen en verschillende plaatsingsdata. Als je alles onder de klant hangt raakt dat door elkaar. Hang je het onder de installatie, dan blijft het kloppen, ook als de woning van eigenaar wisselt.

Per installatie leg je minimaal vast: het merk en type, het serienummer, de plaatsingsdatum, de locatie binnen het pand, de garantietermijn en het onderhoudsinterval. Dat is de basis. Daaronder bouw je de historie op: elke beurt, elke storing, elk vervangen onderdeel. Die historie is uiteindelijk waardevoller dan de stamgegevens, want daarmee zie je patronen. Als dezelfde unit binnen twee jaar drie keer dezelfde storing geeft, weet je dat je een probleem hebt met dat type of met die installatie.

• Merk, type en serienummer, bij voorkeur ingelezen via een foto of scan om typefouten te voorkomen.
• Plaatsingsdatum en garantietermijn, zodat je weet wat nog onder garantie valt.
• Locatie in het pand, want bij bedrijfspanden zoekt de monteur zich anders suf.
• Onderhoudsinterval en de datum van de laatste beurt.
• Volledige historie van beurten, storingen en vervangen onderdelen.
• Foto's van het typeplaatje en van de opstelling.

Assetmanagement software en het onderhoudsinterval

Het onderhoudsinterval is waar de administratie in geld verandert. Zodra je per installatie weet wanneer de laatste beurt was en welk interval geldt, kun je vooruit plannen in plaats van reageren. Dat betekent dat je in juni al weet welke honderdtwintig ketels er in het najaar aan de beurt zijn, en dat je die kunt clusteren op postcode zodat je monteurs niet kriskras door de regio rijden.

Het lek dat je hiermee dicht is groter dan de meeste bedrijven denken. Zonder registratie per installatie vergeet je structureel een deel van je onderhoudsklanten. Niet expres, maar omdat de lijst in iemands hoofd zit of in een agenda die niet is bijgewerkt toen die persoon met vakantie was. Elke vergeten beurt is een gemiste factuur en, erger, een klant die het jaar daarop denkt dat hij geen contract meer heeft.

Beginnen zonder alles in een keer over te zetten

De grootste blokkade is het idee dat je eerst vierhonderd installaties moet invoeren voordat het iets oplevert. Dat hoeft niet. Praktischer is om het bij de eerstvolgende bezoekbeurt te doen: de monteur legt bij elk bezoek de installatie vast waar hij toch al staat. Foto van het typeplaatje, serienummer erbij, klaar in twee minuten. Binnen een onderhoudscyclus heb je je hele bestand compleet, zonder dat iemand een week achter een scherm heeft gezeten.

De registratie op zich is nuttig, maar hij komt pas echt tot zijn recht als hij gekoppeld is aan je planning en je facturatie. Hoe dat werkt lees je op de pagina over <a href="/onderhoudssoftware/">onderhoudssoftware</a>. Werk je nog niet met vaste contracten, kijk dan eerst bij <a href="/kennisbank/onderhoudscontracten-opzetten/">onderhoudscontracten opzetten</a>, want de installatieregistratie is daar de onderlegger voor.

Wil je zien hoe een monteur zo'n installatie op locatie vastlegt, inclusief foto van het typeplaatje en de historie van eerdere beurten, kijk dan in de <a href="https://demo.nucora.nl/monteur/">live demo van de monteur-app</a>. Je doorloopt een onderhoudsbezoek precies zoals het in het veld gaat.